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EL GERENCIAMIENTO DE PROYECTOS

[Por Silvia Carrasco y Adriana Stronati, arqs. y P.M.] Los profesionales y empresarios de la construcción no dependen solamente de su capacidad profesional e intelectual para insertarse en distintos mercados, hoy necesitan contar además con aptitudes laborales calificadas y diferenciadas. Insertarse en el Gerenciamiento de Proyectos les permite acceder a nuevas herramientas estratégicas, que integren nuevos criterios y percepciones sobre el ejercicio profesional.

Pero, ¿qué es un proyecto?

Podríamos decir que es la combinación de todos los recursos necesarios reunidos en una organización temporal, para transformar una idea en realidad. Es un emprendimiento a futuro que requiere acciones de personas.

Es un esfuerzo TEMPORAL encaminado a crear un producto o servicio UNICO.

Temporal, porque tiene una duración predefinida, todo proyecto como tal tiene un comienzo (fecha de inicio) y un final ( fecha de cierre) cuando se alcanzan los objetivos. Cuando hablamos de temporal hacemos referencia al proyecto, no al producto o servicio. El producto o servicio son el resultado del proyecto.

Único, porque es diferente, es nuevo, no hay repetición, no se hizo antes.

Un proyecto puede concebirse desde:

- Diseñar un nuevo vehículo de transporte.
- Diseñar un edificio de propiedad horizontal.
- Desarrollar un emprendimiento inmobiliario.
- Desarrollar un nuevo proceso de trabajo.
- Construir una planta de proceso químico
- Planear la mudanza de la oficina o la casa.

El gerenciamiento de proyectos es una tarea con sólidos contenidos estratégicos, es decir es:

Pensar globalmente y actuar localmente.

El producto o servicio debe elaborarse en forma progresiva, trabajando con cuidado y con detalle, procediendo con pasos firmes y continuos.

¿Cuáles pueden llegar a ser los problemas que se generan en un proyecto cuando no se tiene en cuenta esta visión?

- Clientes desconformes, cuidado, no vuelven...
- Mayores costos a los previstos.
- Fallas en el producto o servicio.
- Deficiente administración del proyecto.
- Falta de método.
- Falta de precisión en qué requiere el Cliente y por lo tanto la consecuente mala relación.
- Falta de optimización de los recursos, incluidos los humanos.

Insertarse en esta metodología de trabajo para ejecutar los proyectos, le permitirá tener un mayor control sobre el mismo, liderar equipos de trabajo más comprometidos con los objetivos y resultados, posicionarse hacia el futuro.

Entonces el Gerenciamiento de Proyectos es:

Un conjunto de métodos, técnicas y herramientas usadas para planificar y administrar un proyecto.

Todo proyecto implica planeamiento, desarrollo y control. Actividades que nos permitirán una vez aplicadas obtener mejores resultados.

El gerenciamiento de proyectos es la aplicación de conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y expectativas del Cliente.

Para ello debemos equilibrar sus demandas en cuanto a:

- Alcance, plazos, costes y calidad.
- Necesidades y expectativas de las diferentes entidades involucradas.
- Necesidades identificadas y expectativas sin identificar.

Para Gerenciar un Proyecto debemos concentrarnos en diferentes aspectos que le permitirán desarrollar una gestión eficaz y eficiente. El Gerenciamiento de Proyectos es un modelo de Gestión.

Debemos tener en cuenta que las características del proyecto deben estar bien definidas al principio y hacerse más explícitas y detalladas al tener una mejor y completa comprensión del producto final al que se pretende llegar. No olvidemos que los proyectos se llevan a cabo por equipos que se forman y disuelven.

Cuando un proyecto termina, se logran los objetivos, como puede ser, la construcción de una vivienda, la gente se dispersa.

Debemos realizar una progresiva elaboración del producto, la cual debe ser coordinada cuidadosamente con la correcta definición de los objetivos del proyecto.

Todo proyecto se divide en varias fases para lograr un mejor control sobre el mismo.

Las fases son etapas del proyecto que en conjunto conforman el CICLO de VIDA del mismo. Dividir en fases nos permite dividir la incertidumbre.

También hacíamos mención a identificar las necesidades y expectativas de las entidades involucradas, pero quienes son...

Son los individuos u organizaciones que pueden estar más o menos afectados por el proyecto. Pueden estar involucrados, tener intereses o estar afectados en mayor o menor medida por el resultado del proyecto.

Podríamos clasificarlos en:

- directos o indirectos
- individuales o colectivos.
- internos o externos
- públicos o privados.

El Gerente del Proyecto (G.P.) o también denominado Proyect Manager (P.M.) debe en primera instancia identificarlos, saber quienes son y cuales son sus necesidades y expectativas para asegurar el éxito del proyecto.

Un tema muy importante a tener en cuenta para el éxito del proyecto es el de la comunicación, por eso el gerente de proyecto debería tener en cuenta:

Entre otras funciones que debe cubrir un G.P. o P.M. son:

1. Liderazgo
2. Comunicador
3. Negociador
4. Solucionar problemas
5. Tener influencia sobre la organización

Entonces el Gerente de proyecto debe dominar las siguientes áreas de conocimiento:

- planeamiento y control
- manejo organizacional
- técnicas de gerenciamiento
- técnicas de comportamiento


Convirtiéndonos en Gerentes de Proyecto adquirimos un mayor compromiso ya que tomamos una visión más amplia del todo, nos comprometemos con los objetivos, con la gente y con los resultados generados a partir de la acción.

¿Qué beneficios puede obtener una organización a partir de gerenciar sus proyectos?

- ser más eficiente y productiva
- mejor toma de decisiones
- control sobre las actividades
- correcta definición del alcance del proyecto
- optimización de costos
- mayor visión del avance en su totalidad

No olvidemos que el mercado de la construcción es cada vez más competitivo, por lo tanto las empresas deben optimizar su gestión, modificando sus prácticas y creencias arraigadas en su cultura. Por lo tanto, transformarse permanentemente.

Este artículo está extractado de nuestro curso "Gerenciamiento de Proyectos".

 
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Acerca de las autoras de esta nota:

Silvia Carrasco y Adriana Stronati son Arquitectas y Project Managers. Para más información visitar la web de arQuitectas asociadas, consultora en gestión y organización http://www.arquitectasyasoc.com.ar.
Dirección: Arenales 2295 4A (1124) Buenos Aires
Tel: (011) 4826-6645

 
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